Yazılım Lisans Yönetimi: Denetime Hazır Olmanın 7 Adımı

Yazılım lisansı, çoğu şirkette satın alma anında ilgi gören, sonrasında unutulan bir kalemdir. Oysa lisans yönetimi iki yönlü bir risk taşır: eksik lisans denetimde cezaya, fazla lisans ise her ay ödenen gereksiz faturaya dönüşür. Orta ölçekli şirketlerde yapılan ilk envanter çalışmalarında kullanılmayan abonelik oranının %15-25 bandına çıkması olağandır.

1. Tek bir lisans envanteri oluşturun

Sözleşme numarası, ürün, sürüm, metrik (kullanıcı, çekirdek, cihaz), adet, başlangıç ve bitiş tarihi tek bir tabloda toplanmalıdır. Bu tablo satın alma, BT ve finansın ortak kaynağı olmalı; e-posta eklerinde dolaşan PDF'ler kaynak sayılmamalıdır.

2. Kurulu yazılımı keşfedin

Envanterin ikinci yarısı sahadaki gerçekliktir. Otomatik keşif araçlarıyla hangi makinede hangi sürümün kurulu olduğu çıkarılır. Bu adımda genellikle iki sürpriz çıkar: kimsenin kullanmadığı ağır lisanslı yazılımlar ve BT'den habersiz kurulmuş ücretsiz-fakat-ticari-kullanımı-yasak araçlar.

3. Hak ile kullanımı eşleştirin

Sahip olunan hak ile fiilî kullanım karşılaştırıldığında üç sonuç çıkar: uyumlu, açık (eksik lisans) ve fazla. Açıkların kapatılması bütçe gerektirir; fazlaların ise yenileme döneminde iptali doğrudan tasarruftur. Bu iki sonucu aynı raporda sunmak, lisans projesinin kendisini finanse etmesini sağlar.

4. Sanallaştırma ve bulut kurallarına dikkat edin

Lisans uyumsuzluklarının en pahalı türü sanallaştırmadan doğar. Bazı üreticilerde bir sanal makinenin çalışabileceği tüm fiziksel çekirdekler lisanslanmak zorundadır; küme genelinde serbest dolaşan bir sanal makine, farkında olmadan tüm kümeyi lisans kapsamına sokabilir. Benzer şekilde şirket içi lisansların buluta taşınabilirliği her üründe geçerli değildir; bu nedenle bulut geçişi maliyet analizi yaparken lisans başlığı ayrı bir kalem olarak modellenmelidir.

5. SaaS aboneliklerini sahiplendirin

• Her aboneliğin bir iş sahibi ve bir bütçe kalemi olmalı.
• İşten ayrılma sürecine SaaS hesap kapatma adımı eklenmeli.
• 90 gündür giriş yapmayan kullanıcılar için otomatik lisans geri alma kuralı tanımlanmalı.
• Yenileme tarihinden 60 gün önce kullanım raporu çıkarılmalı.

6. Denetime hazırlık dosyasını hazır tutun

Üretici denetimi genellikle 30 günlük bir yanıt süresiyle gelir. Bu sürede sözleşmeler, faturalar, kurulum kayıtları ve mimari şemaların derlenmesi kolay değildir. Bu dosyayı yılda bir kez güncel tutmak, denetim anında hem süreyi hem müzakere gücünü kazandırır. Kurumsal lisans modelleri ve yenileme seçenekleri hakkında ayrıntı için lisans hizmetleri sayfasına bakabilirsiniz.

7. Yıllık takvim kurun

Lisans yönetimi bir proje değil, tekrar eden bir süreçtir. Çeyreklik keşif taraması, yarı yıllık hak-kullanım eşleştirmesi ve yıllık sözleşme gözden geçirmesi içeren bir takvim, sürecin ilk yılın ardından unutulmasını engeller. Takvimi kurarken yenileme tarihlerini bütçe döngünüzle hizalamak, müzakere için elinizi güçlendirir.

Lisans ve altyapı tarafını birlikte ele almak isterseniz teklif sihirbazı üzerinden ihtiyacınıza uygun kapsamı dakikalar içinde oluşturabilir, mevcut durumun bağımsız bir değerlendirmesi için ücretsiz BT denetimi talep edebilirsiniz.